טיפים לניהול משא ומתן מנצח
איך לנהל משא ומתן שבסופו שני הצדדים יוצאים מרוצים
אחת המטרות בניהול משא ומתן היא להגיע להסכמה הדדית. הסוג הזה של משא ומתן, בו שני הצדדים יוצאים מרוצים, קרוי בעגה המקצועית מנצח-מנצח (win-win), אופייני בעיקר כאשר השאיפה שהמשא ומתן יהווה בסיס לבניית יחסים ארוכי טווח. מתאים מאוד לעסקים קטנים השואפים לבסס קשר עסקי מתמשך עם גורמים רבים, כמו ספקים בנקים, רשויות, לקוחות וגורמים חשובים נוספים.
לפניכם 5 טיפים שיעזרו לכם להפוך את המשא ומתן לקשר פורה ויציב:
1. הכנה למשא ומתן
משא ומתן מוצלח מתחיל מהכנה מוקדמת:
• דע את הצד השני. מידע על מצבו וצרכיו של הצד השני מעניק לך יתרון משמעותי ומרחיב את כושר התמרון שלך. למד כל מה שאתה יכול עליו, מי הוא, מה הוא עושה בדיוק, באיזה מצב הוא נמצא, מקומו בשוק, עם מי הוא עובד ועבד בעבר, בעיות, חולשות ועוד.
בנוסף, "הכן שיעורי בית והכר את קוד הלבוש של האדם או החברה", ממליצה אתי בן ארי, יועצת תדמית ותקשורת לא מילולית. "חשוב להקפיד על לבוש שיהלום את המקום בו מתקיימת הפגישה. אל תבוא לבוש ב-3 דרגות מעל או מתחת למקובל במקום".
• הגדר מטרות בצורה הפשוטה ביותר: מה אתה מבקש להשיג מהמשא ומתן.
• תכנן וקבע גבולות. הכן את הנושאים אותם אתה מבקש להעלות. דע מראש על מה אתה מוכן לוותר, היכן אתה יכול להתגמש, אילו חלופות יספקו אותך במקום דרישותיך המקוריות. קבע את הקווים האדומים שלך.
2. שיתוף פעולה
המפתח להצלחת משא ומתן שבסופו יוצאים שני הצדדים מרוצים, הוא ביצירת אמון ותחושת שיתוף.
"ראשית, עלינו לזכור שמשא ומתן מתנהל בין אנשים בעלי דעות ואינטרסים שונים", אומרת מאיה בטר, מנכ"לית סמארט אנד בטר, חברה המתמחה בייעוץ וליווי עסקי וסדנאות ניהול ויזמות. "השאיפה היא ליצור אינטראקציה שתביא לשיתוף פעולה בין הצדדים", היא מציינת וממליצה:
• הגדר בסיס משותף למשא ומתן. הפגן תחושת מטרה משותפת, במקום תחרותיות. חפש תחומי תועלת הדדית ונסה להתמקד בהם.
• התייחס בכבוד לעמדות השונות מעמדותיך. הקשב לדבריו בהזדהות גם אם אין באפשרותך לקבלם והימנע מויכוחים.
• היה אסרטיבי אך לא תוקפני. הצג את עמדותיך בביטחון אבל אל תנסה לכפות אותן על הצד השני. הפגן נחישות אך לא קשיחות, הבהר בסבלנות ובבהירות את התועלת ושביעות הרצון הצפויים לו מביצוע העסקה.
3. שאל שאלות והקשב
במהלך המשא ומתן תוכל ללמוד הרבה על הצד השני ולכלכל את צעדיך בצורה יעילה יותר.
• שאל שאלות פתוחות. בכך תוכל להשיג מידע נוסף וליצור תחושת התעניינות ואמפטיה. כל מידע נוסף, ובעיקר תשובה לשאלה ישירה שלך, יעזור לך לתכנן את מהלכיך טוב יותר ולהציג עמדה או חלופה המותאמת לצרכיו.
• זהה את המגבלות והקשיים. אנשים נוטים להתחמק או להפגין תוקפנות כשהם נקלעים למצב לא נוח, דבר שעלול להקשות על המשך המשא ומתן. נסה להבין מה מרתיע אותו ודחה לשלב מאוחר יותר נושאים כאלה. הכר את סדרי העדיפויות שלו והשתדל להתמקד בהם.
• תן לצד השני "לעשות את העבודה". כך תוכל לקבל מושג על רמת הדרישות והציפיות שלו. יתכן, למשל, שהצעת המחיר שלו תהיה שונה משמעותית ממה שחשבת.
4. תן וקח
שם המשחק הוא `תן וקח` וכמו במשחק, גם כאן יש חוקים וטקטיקות שצריך להכיר. בטר מציינת את העיקריים שבהם:
• תן לצד השני להעלות את הצעתו קודם. כך תוכל להתוודע לעמדתו הבסיסית ולמגמת פניו, וגם תמנע ממנו להשיג ויתורים גדולים מצידך, בשלב מאוחר יותר של המשא ומתן.
• בקש יותר ממה שאתה מצפה לקבל, במידה סבירה. זה גם מה שהצד השני יעשה בדרך כלל. בכך תאפשר לעצמך גמישות, ותוכל לייצר תחושה של ויתור כאשר תוריד מדרישתך המקורית.
• אל תתפשר במהירות ולעולם אל תסכים להצעה הראשונה. הימנע מוויתורים חד צדדיים, והורד את הדרישות בהדרגה.
• היה סבלני. זכור שהצד שיותר גמיש מבחינת הזמן הוא בעל היתרון. הימנע ממצב של לחץ זמן ואל תיכנע לאולטימטומים.
5. התנהגות ותקשורת לא מילולית
"מסרים לא מילוליים תופסים כ-90 אחוז מהשיחה ומדובר בתורה שלמה", אומרת בן ארי ומדגישה כמה נקודות חשובות:
צור קשר עין עם האדם, בטא מאור פנים והפגן ידידותיות. שדר פתיחות – עמוד או שב בצורה יציבה ונינוחה. הימנע מביטויי סגירות, כמו שילוב ידיים, התכנסות וכיווץ הכתפיים, הבעה אטומה או שלילית. שמור על קור רוח במהלך המשא ומתן והימנע מהתפרצויות והרמת קול. דבר ברור, אל תמלמל או תלחש. התאם את טון וקצב הדיבור שלך לזה של בן שיחך.
מומלץ לעשות שימוש מתוכנן בשפת גוף על מנת להעביר מסרים. למשל, הרמת גבה או תנועת רתיעה קלה לנוכח הצעה שאינך מסכים לה. ניתוק קשר עין או הסטת המבט המבטאים איבוד עניין או התלבטות. התאם את האינטונציה לתוכן הדברים והימנע ממונוטונית. כדי ליצור תחושת קרבה ושיתוף רכון מעט קדימה. שים לב לאיתותים של הצד השני, וקח בחשבון שגם הוא עושה אולי שימוש בתקשורת לא מילולית.
"תמיד היפרד בידידות וברוח טובה, גם אם לא השגת מה שרצית", מדגישה בן ארי. "לעולם אינך יכול לדעת לאן יתגלגלו הדברים".